• 这篇是雇主/HR 视角——招聘流程有几个环节踩了法律红线，最容易在职缺公告、候选人筛选、背景调查这几步骤发生，不是刻意歧视也可能因为用词不慎而违规
  • 整理岗位描述（JD）该注意什么、候选人筛选的合规底线、背景调查该怎么合法做（PDPA 同意书是硬性要求）、Offer Letter 该包含哪些条款
  • 候选人自己求职时该准备什么，见「简历与个人品牌打造」「面试准备」「薪资谈判与加薪」笔记，这篇是雇主端的对应流程

重点内容

岗位描述（Job Description）该避免的用词

  1. 职缺公告不能包含基于种族、宗教、性别、年龄、身心障碍的歧视性用语或隐性要求——马来西亚没有专门的职场反歧视法，但招聘广告里明示/暗示这类偏好，仍可能构成争议
  2. JD 内容应清楚列出：职位职责、所需资格/技能、汇报对象，避免模糊或跟实际工作内容不符的描述（避免入职后因职责认知落差产生纠纷）

候选人筛选：合规底线

  1. 初步筛选阶段避免询问种族、性别、宗教相关问题——评估标准应聚焦在候选人的技能、资格、跟职位的匹配度，不是个人特质
  2. 建议采用结构化面试（Structured Interview）——所有候选人都被问相同/相近的核心问题，降低主观偏见影响录取决定
  3. 合法工作身份确认：外籍候选人须确认持有有效的工作准证（Employment Pass 等），才能合法聘用，详见「外籍员工与跨境工作」板块

背景调查（Background Check）：PDPA 是硬性门槛

  1. 背景调查本身合法，但必须遵守《2010年个人数据保护法令》（Personal Data Protection Act, PDPA）
  2. 书面同意是最关键的合规要求——PDPA 第 6 条规定，进行背景调查前必须取得候选人明确的书面同意，同意书要清楚说明会做哪些调查项目、调查目的
  3. 建议同时提供英文和马来文版本的个人数据处理通知
  4. 收集范围要「必要且相称」——只收集跟这个职位真正相关的资料，例如非财务/非机密职位，通常不需要做信用调查（Credit Check）
  5. 数据只能用于当初取得同意的目的——背调收集到的资料只能用来评估候选人是否适合这个职位，挪作其他用途会构成 PDPA 违规
  6. 常见合法调查项目：身份验证、工作经历核实、学历核实、案底记录（透过警方良好行为证明书 Police Clearance Certificate）、专业执照核实、信用调查（视职位性质而定）

Offer Letter 该包含的条款

  1. 雇佣合约本质上是双方都要签署的法律文件，需要清楚列明：职称、薪资、福利、通知期等条款，且不能低于 Employment Act 规定的法定最低标准
  2. Offer Letter 内容应该跟招聘阶段谈妥的条件一致，避免正式合同条款跟口头承诺/面试时讨论的内容有落差

常见误区

  • ❌ 以为初步电话筛选可以随口问「你信什么教」「打算什么时候生小孩」这类问题：这类问题容易被认定跟评估工作能力无关，涉及歧视风险
  • ❌ 没取得候选人书面同意就直接找第三方做背景调查：违反 PDPA 第 6 条，是常见的合规疏漏
  • ❌ 不管职位性质，一律做全套背景调查（含信用调查）：收集范围要跟职位实际需求相称，非必要的调查项目本身就是一种 PDPA 风险
  • ❌ Offer Letter 条款比口头谈的差：容易在入职后立刻产生信任问题，甚至衍生纠纷

Sources

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